France · Réglementation

La fiche de police de vos voyageurs, remplie et archivée automatiquement

Vos voyageurs saisissent eux-mêmes leurs informations avant l'arrivée. Vous récupérez une fiche complète, horodatée et conservée le temps nécessaire — sans ressaisie, sans classeur papier.

7 jours d'essai, sans carte bancaire · Données hébergées en Europe

Ce que la loi demande

L'article R611-42 du code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA) impose aux personnes qui hébergent des voyageurs étrangers de leur faire remplir une fiche individuelle. Elle comporte notamment les nom et prénoms, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le domicile habituel, ainsi que les dates d'arrivée et de départ prévue.

Cette fiche doit pouvoir être présentée aux autorités sur demande. En pratique, c'est la partie la plus fastidieuse de l'accueil : recopier un passeport à la main le soir d'une arrivée tardive, puis retrouver la bonne feuille six mois plus tard.

Bon à savoir — la fiche peut être renseignée par le voyageur lui-même et conservée sous forme numérique. C'est exactement ce que fait CheckInn.

Comment ça se passe

  1. Vous envoyez un lien Un lien unique par séjour, transmis par e-mail ou copié dans votre messagerie habituelle.
  2. Le voyageur remplit depuis son téléphone Identité, lieu de naissance, nationalité, domicile — puis la photo de sa pièce d'identité. Aucune application à installer.
  3. Il signe électroniquement La signature est horodatée et l'adresse IP enregistrée, ce qui constitue une preuve de consentement.
  4. Vous exportez quand on vous le demande Une fiche PDF par séjour, ou une archive ZIP contenant les documents de tous vos voyageurs.

Questions fréquentes

La fiche de police concerne-t-elle tous mes voyageurs ?
L'obligation de l'article R611-42 vise les voyageurs étrangers. Beaucoup d'hôtes choisissent toutefois de collecter les mêmes informations pour l'ensemble de leurs arrivées, par simplicité et pour disposer d'un dossier homogène en cas de litige.
Puis-je remplacer le formulaire papier par une version numérique ?
Oui. La fiche peut être renseignée directement par le voyageur et conservée sous forme électronique, à condition de pouvoir être présentée aux autorités sur demande. CheckInn produit un PDF exportable à tout moment.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Vous fixez la durée. Par défaut, CheckInn archive un séjour terminé puis supprime automatiquement les pièces d'identité au bout de 30 jours, conformément au principe de minimisation du RGPD.
Où sont stockées les pièces d'identité ?
Sur des serveurs situés en Europe, chiffrées au repos. Seul le propriétaire du logement peut consulter les documents de ses propres voyageurs.
Mes voyageurs doivent-ils installer une application ?
Non. Ils ouvrent un lien dans leur navigateur et remplissent le formulaire en cinq minutes environ, depuis un téléphone ou un ordinateur.

Arrêtez de recopier des passeports

Créez un compte, envoyez un lien à votre prochain voyageur, et regardez la fiche se remplir toute seule.